Dziļu pāļu māksla

Divās stundās mēs to nevaram darīt, tas nedod man cerību. Christine Widmayer sniedz vienu mirkli, lai novērtētu situāciju. Mēs saskaramies ar savu jauno lietu, nozieguma vieta ir mans galds, vaininieks ir mani. Mēs aplūkojam pāļus uz galda, zem tā un pie tiem, tos papīra kalnus, kas pēdējos mēnešos un gados ir nepārtraukti auguši. Šie kalni man šķiet neiedomājami. Savukārt Widmayer, es esmu vieglāk. Viņa ir redzējusi daudzus birojus, kuros pat grīdas nebija redzamas. Divās apmācības stundās viņa sola, ka haoss nebūs pilnīgi skaidrs, bet viņa kopā ar mani strādās, lai nākotnē izveidotu sava veida kaudze-izvairīšanās sistēmu.

Christine Widmayer biroja šķirošanas pakalpojumu www.absolut-sortiert.de aicina gan lielie uzņēmumi, gan pašnodarbinātie, un viņiem visiem ir tāda pati problēma: papīra kaudzītes uz viņu galdiem ir izaugušas virs galvas. Widmayer palīdz viņiem vēlreiz. Daži tos rezervē divas stundas, piemēram, mani, citus 20, vai tikai dažas nedēļas. Viņas vissliktākais gadījums bija advokāts, kura sekretārs bija atstājis biroju, kurā bija daudz skursteņu. Četras nedēļas, saka Widmayer, viņa tikko iznāca no istabas. Viņa ir kvalificēta bibliotekāra un strādājusi par projektu vadītāju, viņa zina savu ceļu šķirošanas stratēģijās. Un daudz ko citu iztīrīt, ir daudz vieglāk, nekā to turēt, jo tu esi atdalīts.

Pasūtījuma saglabāšana dod darba laiku

Es jūtos labāk, tiklīdz viņa man saka, ka viņa pati bija diezgan haotiska. Un ziņojiet: No mana pēdējā nodokļa, kurā esmu meklējis putekļainos pāļus uz visu dienu, meklējot kvītis. No aizmirstās pārbaudes, kuru es biju priecīgs atrast, un no bankas, kura nākamajā dienā ne tikai atteicās veikt čeku, bet atskatījās uz viņu kā vecu kaulu. Tas ir, kad es sāku sapņot par tukšu galda virsmu, dokumentu noformēšanu un bezriska nodokļu deklarāciju.

"Vidēji mēs meklējam 20 procentus no mūsu darba laika," saka Widmayer. Satraucošs numurs. Vienu nedēļu laikā tā ir visa darba diena, vienā gadā 50 dienas! Diezgan daudz laika, ko es varētu izmantot citām lietām. Psiholoģiski, saka Widmayer, ir arī ļoti noderīgi ierasties no galda uz rītu, uz kura nav nekas vai tikai saraksts. Tas arī ļauj izvairīties no šīs neskaidras sajūtas, ka es zinu tikai pārāk labi: cilvēks nezina, ko darīt, vispirms atkal pacelsies, lai tēja, un tas ir izmisīgāks, ja jūs atpakaļ pie galda tikko pietrūkst. kauss atrod.

Uz mana galda Widmayer atpazīst dažus mēģinājumus, bet kaut kā izveidot kārtību: piekārtiem plauktiem, kas pārplūst. Divas pildspalvu kastes, kurās glabājas kaut kas, izņemot pildspalvas. Es mazliet kauns, kad es paceltu rullīša konteinera atvilktnes un mēs saskaramies ar divu gadu vecu krekinga cepumu ruļļu. Bet Christine Widmayer nomierina mani: es esmu tikpat netīrs kā vairums citu. "Mēs vienkārši neesam piedzimuši, lai saglabātu kārtību," viņa saka, "daļēji tāpēc, ka mums ir tendence atlikt un otro, jo mēs vienkārši nezinām, kur to izdarīt."

Tāpēc vissvarīgākais ir izveidot sistēmu, kas darbojas. Lai atrastu vietu visam, kas beidzas uz galda. Man ir piešķirts mājasdarbs: nedēļas nogalē man vajadzētu apskatīt savas pāļi, ņemt katru papīra lapu rokā un domāt par to, ko es gribu darīt ar to, cik bieži man ir jādodas, un kur dokumentu vislabāk glabāt. Pirmais solis, lai izzinātu skursteņus, es uzzinu, ir jaunu kaudze, sistēmas skursteņu uzkrāšana. Sērijas ar kategorijām "Mest prom", "Atdot", "Iesniegšana", "Joprojām strādā".

Nedēļu vēlāk, kad atgriežas Christine Widmayer, no pirmā acu uzmetiena tas izskatās vēl netīrs, jo mana pētījuma grīda ir pārklāta ar jauniem skursteņiem. Ir bijuši diezgan maz, jo šķirošanas laikā esmu izveidojis dažas citas kategorijas, piemēram, "lasīt vēl", "burti", "informācijas arhivēšana" vai "fotogrāfijas".

Vienkārši rīki atvieglo lietu organizēšanu

Nākamais solis ir sakārtot skursteņus. Kopā mēs domājam par to, kuri organizatoriskie rīki man ir vislabāk piemēroti: plakana plaukta? Pastkastes? Hanging failu? Darbvirsmas mape vai, iespējams, dod priekšroku failu iestatīšanai? Jautājumi, par kuriem es nekad neesmu domājis. "Ikvienam pašam ir jāzina, kura sistēma viņiem vislabāk piemērota," saka Widmayer. Bet viņa iesaka dažus pamatus. Piemēram, iesūtne, lai jūs varētu iepriekš strukturēt visu, kas nāk. Ritošais konteiners pašreizējiem projektiem, ko var sakārtot apturētos failos.Viņa ir arī lielisks šo caurspīdīgo caurspīdīgo fanu ventilators, kur jūs varat salikt vairākas loksnes - ļoti vienkāršs, bet efektīvs rīks, it īpaši, ja jūs uzlīmējat to uz augšējās lapas un pierakstāt, kas tajā ir un kas ar to notiek vajadzētu.

Es izvēlos galda mapi pašreizējiem projektiem, vecākiem kolekcionāriem vecākiem dokumentiem un klasiskām biezām failu mapēm. Nākotnē man reizi nedēļā jāpārbauda mani dokumenti. "Pasūtījums nav nosacījums," viņa brīdina, pirms viņa atstāj atkal un atstāj mani tikai ar savu jauno sistēmu, "jums ir pastāvīgi jāstrādā pret haosu."

Redzēsim, vai tas darbojas. Ja nē, tad es jebkurā brīdī varu atdarināt vienu no saviem klientiem: viņš vairs neuzņemas savas lietas, bet ir stūrī Christine Widmayer pētījumā. Viņa glabā visus savus dokumentus, sagatavo nodokli par viņu. Un, kad viņam ir kaut kas vajadzīgs, viņam nekad nav jāmeklē, vienkārši zvaniet viņai.

Christine Widmayer biroja šķirošanas pakalpojums "absolūti sakārtots" piedāvā individuālus padomus par biroja organizāciju Berlīnes un Brandenburgas rajonā. Cenas un informācija www.absolut-sortiert.de.

Tātad, lai uz galda

Ko jūs varat darīt divās minūtēs: dariet to! Pretējā gadījumā piestipriniet to Post-It un pierakstiet to, ko vēlaties darīt.
Viss, kas jums ir nepieciešams ātri un bieži, ir sasniedzams, pārējie dokumenti ir atrodami, piemēram, piekārtiem failiem rullīša konteineros vai failu mapēs plauktos.
Viss, kas atrodas dzīvoklī, aizņem daudz vietas. Labāk: uzglabāt vertikāli, piekares failos vai krātuves mapēs. Mapju iestatīšanas priekšrocība: Sānos nav cilpiņu un āķu, lai jūs varētu viegli ievietot tos kabatā un ņemt līdzi.
Ja pierodat pastkastes pārbaudi katru dienu, varat ietaupīt daudz laika: pirmajā grozā viss, kas ir jauns, otrajā grozā, pašreizējos projektos un apakšā - gatavie dokumenti, kurus var nosūtīt pastam. ,
Atvilktnes piesaista haosu. Vislabāk izmantot tikai biroja piederumiem, piemēram, perforators, Tesafilm, skavotājs utt. Kas vēl vēlas, var iegūt atvilktnes.
Ne tikai traucējumi, bet arī slikti biroja piederumi ēd laiku! Piemēram, daži pārspēj sevi jau vairākus gadus ar pusi šķelto caurumu. Skavotājam ir jāsastiprina, pielīmējiet līmi, sagrieziet šķēres kā banālu, kā tas var likties.
Liels pirmajam Vorstrukturieren ir pārredzams vāks. Augšējā loksnē jūs varat piestiprināt post-it un pierakstīt, kas tajā ir un kas tam būtu jānotiek. Uzlabotajiem lietotājiem: otrais post-ekrāns ekrāna augšējā kreisajā stūrī atgādina, cik ilgi šis darbs būtu jāveic. Tātad jūs varat izveidot visu darba dienu.
Mest prom: ko var viegli atgūt un kam nav nepieciešams drīz, jādodas uz atkritumu tvertni. Tas, ko vēlaties arhivēt, ir vislabāk savākts arhīvu kastēs vai mapēs un skaidri marķēts.
Ja jums ir vajadzīgs radošs haoss, jūs varat viegli pārvietot sižetu: Piemēram, piekariet sienas plāksni pie sienas un savāciet visu, kas jūs iedvesmo. Daži arī ievieto radošu lodziņu, kuru pēc vajadzības pārlūko.
Ja strādājat ar uzdevumu sarakstiem, jums vajadzētu izmantot tikai vienu, ja iespējams. Vairāku darba vietu gadījumā uzdevumu saraksti ir pieejami internetā (adrese skatiet tīmekļa padomus).

Padomi lasīšanai un sērfošanai

Lai uzzinātu vairāk: Anne Brunner: Pocket Power mīkstās prasmes: sakārtot haosā. Hanser Wirtschaft 2007, 5,90 Euro Jürgen Kurz: Tidied uz visiem laikiem. Divdesmit procenti lielāka efektivitāte birojā. Gabal-Verlag 2007, 19,90 Euro Susanne Roth: Tikai iztīrīts! Sakauj haosu 24 stundu laikā, izmantojot vienkāršošanas metodi. Campu Verlag 2005, 17,90 eiro Christopher A. Weidner: Feng Shui pret haosu uz galda: Stress bez stresa un veiksmīgs darbā. Rowohlt 2004, 9,95 eiro

Tīmekļa saites: - www.bumptop.com (tikai iepriekš Windows) var lejupielādēt programmu, kas pārvērš darbvirsmu par virtuālo darbvirsmu. Dokumenti un programmas tiek novietotas uz galda virsmas, piezīmes ir piestiprinātas pie sienas, pēc tam tās piestiprina, kur tās ir nepieciešamas tieši tagad? piemēram, uz īsta galda. Pastāv arī „sakopta” funkcija, kas apvieno visus virtuālajā darbvirsmā sakrautos dokumentus. Trūkums: Jums arī laiku pa laikam jāiet cauri tam. - Bezmaksas tiešsaistes uzdevumu sarakstus var atrast, piemēram, vietnē www.tadalist.com, www.todooo.com vai www.rememberthemilk.com. Padomus bēdīgi slaveniem stūmējiem var atrast, piemēram, pievienotajā blogā grāmatai "Lietas tiek nostiprinātas bez pašdisciplīnas dzirksteles" (Katrin Passig, Sascha Lobo, Rowohlt 2008, 19,90 eiro) www.prokrastination.com. Interesanti ir David Allen GTD pašpārvaldes princips (Getting Things Done), vairāk vietnē www.43folders.com. Pašnodarbinātie var atrast stratēģijas www.freelanceswitch.com.