Kā iegūt e-pasta vēstules

"Tīrīt uz visiem laikiem" ir 1965. gadā dzimis Jürgen Kurz devīze. Viņš konsultē uzņēmumus par „tīrīšanu”. Viņš arī raksta grāmatas par šo tēmu. Jaunais ir „uzkopts uz visiem laikiem - pat digitāls”, Gabal-Verlag, 128 lappuses, 19,90 eiro.

Kurz kungs, cik e-pasta ziņojumi ir jūsu iesūtnē? Jürgen Kurz: Tik maz, ka es tos varu sagrābt ar vienu izskatu. Nopietni, e-pasta vēstījumi ir revolucionizējuši un optimizējuši mūsu komunikāciju pirms daudziem gadiem. Bet tagad viņi ir kļuvuši par laikietilpīgu un motivējošu plēsoņu. Tā nav pati e-pasts, bet neefektīvs veids, kā to risināt. Bieži vien iesūtne tiek izmantota kā uzdevumu saraksts.

Kā jūs to labojat?

Tāpat kā ar materiālo dokumentu organizēšanu, daži triki palīdz iegūt augšējo roku iesūtnē. Ja e-pasta adrese tiek apstrādāta, tā tiek saglabāta iesūtnē. Rezultāts: Iesūtne? Clogged?. Turpmāk aplūkotie e-pasta ziņojumi iesūtnē, kas jau ir atvērti, bet vēl nav apstrādāti, var radīt stresu. Apstrāde ir stratēģija, kas var noturēt jūsu iesūtni vienmērīgi plānā vai tukšā. Pārstrādei ir pieci soļi: dzēšana, pārsūtīšana, arhivēšana, rediģēšana vai plānošana. Ja dodaties ar katru e-pastu, viens no šiem soļiem, jūs saņemsiet pārskatu un saglabā vēsu galvu.

Vai ir veids, kā iepriekš sakārtot e-pastus?

Jā. Vairumam programmu ir Noteikumu vednis. Tātad jūs varat, piemēram Ļaujiet biļetenam nonākt atsevišķā mapē. Tas mazina pūliņu iesūtnē un mazina stresu. Jo kā bezmaksas rakstāmgalds, skaidra iesūtne dod labu sajūtu. Ja jums ir vairāki jaunumi, kas jums nosūtīti vai piedalās diskusiju forumos, vislabāk ir izveidot otru e-pasta adresi. Saskaņā ar gmx.de vai web.de varat to izdarīt bez maksas. Tad jūsu galvenā adrese tiks iztērēta no bieži radītajām reklāmas e-pasta ziņām.

Kādās situācijās parasti ir īpaši liela ietekme uz mums?

Bieži tas ir dienas pēc brīvdienas. Tas palīdz vienoties ar kolēģi, pirms viņš sēž pa pastkasti, lai mums jau būtu kāda struktūra, kad mēs atgriežamies. Vai arī dodat sev dienu, kurā jūs tikai rediģējat iesūtni un vienu dienu vēlāk informējiet biznesa partnerus. Tātad jūs varat lēnām atgriezties un iegūt pārskatu par uzdevumiem.

Un ikdienas dzīvē?

E-pasts ir stresa avots ikdienas dzīvē. Mēs nepārtraukti pārbaudām ieeju vai tiek izjaukts pīkstiens. Audio un vizuālo e-pasta uztveršanas signālu atspējošana aizņem spiedienu un palīdz mums nepārtraukti pārtraukt darbību. Tas attiecas arī uz mobilajām ierīcēm, planšetdatoriem un viedtālruņiem. Ir arī noderīgi apstrādāt e-pastus blokos vairākas reizes dienā. Tādā veidā tiek iestatītas laika nišas, kurās e-pastus var rediģēt pēc viena no piecām darbībām. Starp citu: Ja nosūtāt e-pastu, parasti tiks paņemtas jaunas e-pasta ziņas. Bet jaunās vēstules nozīmē jaunus traucējumus. Iestatiet programmu, lai saņemtu jaunus e-pasta ziņojumus tikai tad, ja vēlaties. Tātad jūs varat strādāt netraucēti un labāk koncentrēties uz pašreizējo uzdevumu. Turklāt jūs varat pilnībā iztukšot iesūtni, neradot risku, ka jaunās vēstules tiks novirzītas. Proaktīvs darbs atbrīvo spēkus - kurš reaģē tikai sliktākajā gadījumā.

Kādus izaicinājumus klēpjdators un sadarbība sniedz? Protams, nestrukturēti faili. Nav svarīgi, vai maza komanda vai liela nodaļa? Meklējiet laikus aplaupīt vērtīgo laiku. Daudzās kompānijās laika gaitā reģistrēšanas struktūras ir attīstījušās un turpina pieaugt. Visi glabā dokumentus pēc saviem ieskatiem un pārliecības, ja tas šķiet loģiskākais. Bet tas, ko viens darbinieks domā, ir loģisks, nākamajam nav jāsaprot vai jēga jau ilgu laiku. Gadu gaitā tas rada dublētus kartotēkas un apakšmapes, kas rada vairāk jautājumu nekā palīdzība. Datu haoss ir ieprogrammēts. Nav noslēpums, ka dokumentiem jābūt kārtīgi nosauktiem. Brīvais stils pēc tam izmanto vienotu struktūru, lai izstrādātu noteiktus spēles noteikumus un paklausītu tiem.

Izklausās vienkārši ...

Bet tā nav. Teorija un prakse ir divas dažādas pasaules. Pērn sadarbībā ar AKAD Hochschule Leipcigā veica pētījumu par darba efektivitāti. Papildus komunikācijas līdzekļu izmantošanai un ietekmei uz ikdienas darbu esam pievērsuši uzmanību arī kārtības un produktivitātes kombinācijai. Mūsu pētījuma rezultāts ir skaidri parādījis, ka tie ir tieši saistīti. Nav svarīgi, vai tas ir par iesūtnes mapi vai digitālo dokumentu reģistrāciju.